Mit der OKR-Methode Unternehmensziele erreichen

Vor einem großen Whiteboard im Besprechungszimmer stehen einige Personen. Die Vertriebsabteilung, zwei OKR-Master und ein Mitglied der Geschäftsleitung schauen auf bunte Karteikärtchen, auf denen Ziele vermerkt sind. Die einzelnen Ziele werden erklärt, während die Kolleginnen und Kollegen aus dem Vertrieb konzentriert zuhören. Danach wird diskutiert: welchen Beitrag kann die Abteilung zur Erreichung der vorgestellten Ziele leisten? Diese Beiträge werden dann auf einem zweiten Whiteboard festgehalten.

So oder so ähnlich finden in diesen Tagen einige Meetings statt, denn das OKR-Planning ist in vollem Gange. OKR steht für „Objectives and Key Results“. Es handelt sich dabei um eine Management-Methode, die bereits in einige Unternehmen Einzug gehalten hat.

Werfen wir einen Blick auf die Methode:

OKRs sind ein Rahmenwerk für das Setzen von Zielen und das Erreichen dieser Ziele auf Unternehmens- und Teamebene. Wie der Name bereits vermuten lässt, besteht das Konzept aus Zielen (Objectives) und Schlüsselergebnissen (Key Results), die messbar und zeitlich begrenzt sind. Es müssen daher klare und präzise Ziele sowie die dazugehörigen Schlüsselergebnisse definiert werden. Während eines Zyklus, der drei Monate dauert, wird der Fortschritt der Zielerreichung regelmäßig gemessen und im Team kommuniziert.

Und wie sieht das Ganze in der Jauch-Praxis aus?

Grundsätzlich geht es darum, mit der OKR-Methode Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dazu befähigen, Verantwortung zu übernehmen. Die Mitarbeiter sind Experten auf ihrem jeweiligen Gebiet und können Verbesserungspotential selbst am besten einschätzen.

Das Ganze beginnt mit der Definition der Jahresziele für das gesamte Unternehmen. Diese werden transparent kommuniziert und sind für alle einsehbar. Für jeden OKR-Zyklus werden die Jahresziele im nächsten Schritt in 3-Monats-Ziele – die sogenannten Company OKRs – heruntergebrochen. Die einzelnen OKR-Teams (bei Jauch sind das in der Regel die unterschiedlichen Abteilungen) schauen, welchen Beitrag sie zur Erreichung der definierten Unternehmensziele leisten können und wollen. Nachdem die Teams ihre OKR-Sets definiert haben, wird abteilungsübergreifend an der Erreichung der Ziele gearbeitet. Betreut werden die Company OKRs von je einem Mitglied der Geschäftsleitung.

„Jedes Team hat am Anfang eines OKR-Zyklus einen Workshop, in dem alle Company OKRs vorgestellt werden. Die Teams überlegen im nächsten Schritt, wo sie Berührungspunkte haben und wo sie in den nächsten Monaten etwas beitragen können und möchten Die Company OKRs dienen als Fokusthemen für alle Teams und stellen eine gemeinsame Ausrichtung sicher. Wichtig ist aber, dass die Teams in diesem Rahmen ihre Team-Ziele eigenständig definieren und selbst entscheiden, wo und wie sie sich einbringen.“, erklärt Tabea Barho, OKR Master und Head of Marketing

Ziele und Zielergebnisse kommen bei der OKR-Methode aus dem Tagesgeschäft. Doch auch das saubere Definieren der Ziele und Ergebnisse will gelernt sein. Das Objective beschreibt den Zielzustand, der am Ende des Zyklus erreicht sein soll. Die Key Results hingegen zeigen den Nutzen bzw. die Wirkung des Wertbeitrags und einen messbaren Fortschritt auf.

„Alles in allem bedeutet es, dass bei der Formulierung beider Bereiche der gewünschte Endzustand klar sein muss. Wie das Ziel genau erreicht werden soll, ist jedoch zu Anfang noch nicht vollkommen klar und wird sozusagen unterwegs von den Teams selbst erarbeitet.“, beschreibt Maxim Rosbach, OKR Master und IT Project Manager.

In der Zwischenzeit hat unser Vertriebsteam für alle sie betreffenden Company OKRs eigene Team Objectives und Key Results definiert sowie je einen Verantwortlichen aus dem Team festgelegt, der stellvertretend im jeweiligen OKR aktiv ist. In diesem Beispiel war eines der Company OKRs die saubere und einheitliche Verwendung von Mengenkontrakten in unserem ERP-System. Auf den ersten Blick natürlich ein Vertriebsthema. Aber nicht nur! Auch der Einkauf und die Produktion sind davon betroffen, denn der Abschluss von Mengenkontrakten mit Kunden beeinflusst natürlich die gesamte Planung im Unternehmen. Mit im Boot war auch die IT, denn diese Kollegen sind am Ende für die Umsetzung im ERP-System verantwortlich. So haben die Bereiche Vertrieb, Einkauf und Produktion sich als Ziel gesetzt, ein gemeinsames Dokument mit allen Anforderungen an die ERP-Funktion zu erstellen, während die IT-Abteilung die verschiedenen Möglichkeiten aufzeigen wird, die das System abbilden kann. Anschließend wird gemeinsam an der Umsetzung gearbeitet.

Nachdem alle Teams ihre Ziele für den kommenden Zyklus definiert haben, beginnt die aktive Bearbeitungsphase. In sogenannten „Weeklys“ hat jedes OKR-Team mit einem OKR Master wöchentlich ein kurzes Meeting, in welchem die OKR-Verantwortlichen ihre Kollegen auf den neuesten Stand bringen. Es arbeitet nicht das gesamte Team zusammen an jedem OKR. Am Ende eines jeden OKR-Zyklus gibt es ein Review und eine Retrospektive, in denen auf den letzten Zyklus zurückgeschaut wird. Konkret geht es um Fragen wie: Wie gut waren die Ziele formuliert? Wurden die Ziele in den drei Monaten erreicht? Wenn nicht, warum? Was können wir daraus lernen? „Zusammengefasst geht es darum, sich nicht nur im Hinblick auf die Ziele, sondern auch bei der Durchführung der OKR-Methode ständig zu verbessern.“, so Barho.

Das Ziel, das über der ganzen Methode steht, ist, sich als Unternehmen weiterzuentwickeln. Durch Themen wie Globalisierung und Digitalisierung ist es wichtig, kontinuierlich bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu analysieren, wo Verbesserungspotential besteht, um die Wettbewerbsfähigkeit positiv zu beeinflussen.

Durch den Einsatz von OKR werden Transparenz und Kommunikation im Unternehmen gesteigert, da alle wissen, wer gerade woran arbeitet. Da zur Erreichung der einzelnen Company OKRs abteilungsübergreifend gearbeitet wird, können innerbetriebliche Abstimmungsprozesse beschleunigt werden. Gleichzeitig wird die Ressourcenplanung erleichtert, da die einzelnen Teams für sich zu Beginn eines OKR-Zyklus entscheiden, wie sie ihre Kapazitäten aufteilen. Selbstverständlich erfordert dies auch entsprechend Selbstorganisation und Einsatzbereitschaft der einzelnen Teams und Mitarbeiter.

Besonders zu Beginn ist ein gewisser Zeitaufwand erforderlich, um sich mit der Methode auseinanderzusetzen und die ersten Learnings zu ziehen. Anfangs fällt die Definition messbarer und erreichbarer OKRs nicht so leicht wie es klingen mag, doch mit der Zeit gelingt auch das immer besser.

Was scheinbar zusätzlich zum Tagesgeschäft hinzukommt, hilft vor allem dabei, klare Prozesse zu finden, die für alle beteiligten Abteilungen funktionieren. Das wiederum führt zu Zeiteinsparungen, die in andere Themen investiert werden kann, so das Fazit bei Jauch.

Das sieht auch der Vertrieb bei Jauch so. Als sich der OKR-Zyklus dem Ende neigt, sitzt die Abteilung mit den OKR-Mastern zusammen und blickt über die letzten drei Monate. Mengenkontrakte werden nun einheitlich im System erfasst und auch die abteilungsübergreifenden Prozesse sind geklärt. Die Bereiche, die dieses Thema betrifft, sind alle zufrieden mit der Lösung, da ihre individuellen Anforderungen bei der Umsetzung beachtet wurden. Jetzt sind sie gespannt auf die neuen Company OKRs im kommenden Zyklus.